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In großen internationalen Organisationen findet die Administration der IT-Infrastruktur-Systeme häufig verteilt in den Ländern oder an dezentralen Standorten statt. Hier gilt es sicherzustellen, dass die zentralen Vorgaben in Bezug auf die bereits beschriebene Standardisierung tatsächlich eingehalten werden. In EPP können Prozesse, Namenskonzepte und Regeln zentral definiert werden und über ein konfigurierbares Sicherheitskonzept dezentral ausgeführt werden. Des Weiteren kann über ein Workflow-Modul die Dateneingabe und Vorbereitung der Prozesse von der eigentlichen Ausführung getrennt werden.
Eine häufige Fehlerquelle und vor allem Ursache für Zeitverzögerungen in administrativen Prozessen ist der Austausch der benötigten Daten zwischen den Fachbereichen und der IT. Hier bietet EPP die Möglichkeit, die benötigten Daten der Prozesse in den Fachbereichen einzugeben, die dann in der IT weiter bearbeitet und schließlich auch ausgeführt werden.
Das Standardisieren eines administrativen Prozesses muss in zwei Bereichen stattfinden. Neben der Definition von einzelnen Prozessschritten müssen weiterhin auch die Daten in den einzelnen Prozessschritten standardisiert werden.
EPP stellt hier Möglichkeiten zur Verfügung, diese einzelnen Prozessschritte flexibel zu konfigurieren. Des Weiteren können diese Prozessschritte auf Basis von Rollen und Organisationseinheiten unterschiedlich definiert werden. Jeder dieser Prozessschritte wird über Parameter gesteuert. Auch diese müssen in Bezug auf Namenskonzepte, Pflichtfelder, vorgegebene Werte etc. standardisiert werden. In EPP kann jedem Parameter eine Regel zugewiesen sein. Beispiele für Regeln:
Durch die Zuordnung von Regeln zu Parameterwerten ist es auch möglich, die einzelnen Prozesse von der Komplexität her für den Administrator erheblich zu vereinfachen.
Eine häufige Aufgabe ist es, administrative Prozesse zu automatisieren. Gerade in Migrationen kann es notwendig sein, definierte Prozesse für eine große Anzahl von Benutzern durchzuführen.
Aufträge in EPP sind XML-Dokumente mit einer fest definierten Struktur. Somit ist es möglich, auch aus Anwendungen wie Microsoft Excel heraus diese Aufträge zu generieren und auszuführen.
Diese Schnittstellen können auch dazu genutzt werden, die EPP-Prozesse in andere Anwendungen zu integrieren. So kann ein neuer Anwender in einem HR System angelegt werden und durch die Nutzung der EPP-Webservice-Schnittstellen automatisch die entsprechenden EPP-Prozesse auf der Infrastruktur ausgeführt werden.
Ein weiterer Aspekt der Delegation ist die Ausführung von Prozessen durch den betroffenen Anwender selber. Man spricht hier von Self-Services.
Typischerweise sind dieses Prozesse wie das Bearbeiten von persönlichen Daten sowie das Zurücksetzen des eigenen Kennwortes. Aber auch das Verwalten von Ordnern und Gruppenmitgliedschaften kann durch den Anwender selber geschehen.
Alle Aufträge werden mit einer Vielzahl von Detailinformationen in einer SQL-Server-Datenbank gespeichert. Dadurch ist ein umfangreiches Reporting möglich, die Auskunft über die Historie von Aufträgen geben. Fragen wie "Wer löschte das Benutzerkonto X wann" oder "Welche Aufträge schlugen im Zeitraum Y-Z wegen fehlender Berechtigungen fehl" sind mittels entsprechenden Reports schnell beantwortet.
Die zentralen Reporting-Funktionen von EPP ermöglichen Administratoren, frühzeitig Fehler zu erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.
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